VUOI GESTIRE MEETING EFFICACI?

GESTIRE MEETING EFFICACI


DEFINIRE IL PIANO DI LAVORO – RESPONSABILITÀ DA ASSEGNARE – DISPORRE DI TUTTO IL KNOW HOW

Come condurre meeting efficaci

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Meeting (o riunioni) sono noti per rivelarsi spesso come una frustrante perdita di tempo. Ci sono precise tecniche da seguire per facilitare diversi tipi di meeting utili ad ottenere il massimo dal tempo investito e facendo in modo che emergano le idee migliori.

Molto spesso chi gestisce i meeting è impreparato. Non sa come dare un forte significato alla riunione, non sa mantenere la discussione su ciò che conta, non riesce ad evitare che singoli individui dominino una discussione di gruppo e infine non sa generare brainstorming per attingere alle idee più creative di cui ha bisogno.

La chiave per gestire meeting efficaci è una preparazione specifica che pochi hanno appreso. Tuttavia solo quando i meeting sono ben condotti il gruppo può procedere con chiarezza verso gli obiettivi più importanti.

Le fasi più importanti per condurre un meeting efficace

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  • Definire il piano di lavoro, lo scopo e gli obiettivi da raggiungere.

  • Definire i partecipanti all’incontro tramite invito formale con le informazioni principali (obiettivo del meeting, data, orario d’inizio…).

  • Scegliere frasi ed argomenti di apertura che hanno lo scopo di rompere il ghiaccio.

  • Concordare un piano di azioni, principali argomenti trattati ed elenco delle conclusioni del meeting

Come concludere un meeting efficace

come concludere una riunione efficace

Raccogliere i concetti discussi e valutare il gradimento del tuo meeting è la conclusione del meeting. Ricorda inoltre:

  • Incoraggia i partecipanti dicendo: “Apprezzo il parere di tutti i presenti. Qualcun altro vuole aggiungere qualcosa?”
  • Fai un ripasso di ciò che è stato detto durante il meeting, in modo che i partecipanti portino con se i concetti che cercavano.
  •  Concludi ringraziando tutti per la loro presenza e partecipazione.
  • Fermati con loro per le congratulazioni e per le osservazioni personali che vogliono trasmetterti.

Chiaramente, tutti coloro che gestiscono i meeting dovrebbero prepararsi prima d’arrivare in riunione. Ma dovrebbero anche conoscere delle tecniche specifiche per riuscire a facilitarli.

La facilitazione è un processo strutturato che include la gestione del tempo, la generazione di idee, il raggiungimento di conclusioni e infine l’assicurarsi che le attività vengano assegnate con chiarezza.

Arriva preparato al tuo Meeting!

Se a volte hai l’impressione d’aver perso tempo senza essere giunto a conclusioni chiare, senza che i compiti siano chiari o senza che siano stati assegnati ai responsabili, probabilmente ti serve aiuto nel gestire meglio i tuoi meeting ed avere altri risultati.

Se vuoi arrivare a risultati straordinari nei tuoi prossimi meeting posso aiutarti velocemente a gestirli al meglio. Contattami

stefano.gentile.lifecoach@gmail.com